Quando as coisas no Grupo Escoteiro andam bem, a maioria das vezes ninguém sabe por quê. De repente as coisas param de funcionar, porque ninguém conhece os detalhes de como cada coisa funciona.

Assim, gostaria de passar um pouco da experiência que adquiri nestes quase quarenta anos de trabalho voluntário. Procuraremos dar dicas fáceis e simples. Você pode até dizer que faz melhor. É só nos mandar sua contribuição para fazer parte deste documento, que desejamos seja um trabalho coletivo.

Ultimamente tenho dito uma frase: “Nossa entidade como uma franquia com mais de mil filiais tem muito pouca documentação e organização”. Mas, acho que essa organização deve ser fruto do nosso trabalho coletivo, independente do  qualquer cargo ou nível que você ocupa, certamente algo você tem a acrescentar. Não podemos esperar mais.

Abra esse arquivo no Word e faça suas alterações e mande para [email protected] que acrescentaremos nesse documento, que por ser coletivo poderá ser copiado replicado à vontade.

A comunicação rápida e direta entre os membros do GE é muito importante. Então que tal fazer um e-groups, que é um jeito de mandar mensagens para um único endereço e ela ser remetida para todas as pessoas do grupo.

Tem vários sites que se propõe a criar e-groups, mas, vou citar o site aquele que uso:  http://br.groups.yahoo.com/ você se cadastra e passa a ter o direito de criar um e‑groups. Sugiro que você crie um nome sugestivo como: 68SP_Guaianazes, ou seja, numeral do GE; Estado e nome do GE. Após criar o e-grupo, coloque mais duas pessoas como moderadoras, que são pessoas que podem aprovar as mensagens. Se desejar configure o e-grupo para que o ingresso das pessoas e o envio de mensagens necessite de aprovação dos moderadores, de maneira a impedir acesso de pessoas de fora do GE e mensagens de span, orações, piadas, etc. Crie uma assinatura como a abaixo para facilitar todos os membros do grupo.

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PARA:
Escrever para a lista: [email protected]            
Entrar na lista:       [email protected]             
Sair da lista:         [email protected]             r
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Peça para os chefes e diretores mandarem um e-mail para o endereço acima para Entrar na lista, ou insira os endereços das pessoas na opção adicionar na página do e-grupo, mas só é possível para 5 pessoas por dia.

Crie no computador usado pelo GE um diretório tipo 2013GEG (números no começo colocam no topo da lista de diretórios), com subdiretórios para ADMIN, FINANC, PRESID, DADOS e TECNICO, ou seja, um para cada diretor do Grupo Escoteiro. Assim, por exemplo, todos ofícios emitidos ficarão na pasta ADMIN. Todos balancetes e prestação de contas ficarão no FINANC, etc. Na pasta DADOS insira os arquivos Excel com todas as informações dos jovens e outra com as dos voluntários adultos do grupo.

No subdiretório TECNICO crie outros subdiretórios, como Certificados, Eventos, Formação.    
Em Certificados guarde uma foto ou scaner de cada certificado já entregues no GE. Um dia você vai precisar deles para inscrição em cursos, processos de medalhas e aprovação de nível de formação. Dê nome ao arquivo como Lorena L CB ou Pedro F CF2, começando com o nome do chefe, ramo (L, E, S, P, D e Formador) e o tipo de curso. Esse subdiretório pode se repassado para o ano seguinte para evitar duplicidade.              
Em Eventos crie uma pasta com a data e o nome de cada evento em que o grupo participou, por exemplo: 03‑29a31 AcT ou 10‑05 Rally. Isso facilitará a confecção de relatórios de atividades, prestação de contas, localização de uma foto ou organização de outro evento no futuro, etc. Na pasta do evento 03‑09 AsG, referente à Assembleia de Grupo deve constar a convocação, a apresentação referente às contas, ao programa futuro e relatório de atividades realizadas, ata anterior, lista de presença, regimento, estatuto do grupo e a ata dessa assembleia.

Esse arquivo não é de propriedade deste ou daquele diretor, é do Grupo Escoteiro e deve ser legado aos futuros escotistas e dirigentes do grupo. E cada alteração feita em outro equipamento deve ser acrescentada no computador do GE.

Clique para baixar o arquivo Word para você dar sua contribuição.

:] Página criada em 10/04/2013 e atualizada em 11/04/2013.