Documentos do GE

ORIENTAÇÕES PARA ADQUIRIR PERSONALIDADE JURÍDICA PRÓPRIA

. . PERSONALIDADE JURIDICA PRÓPRIA
1. ATA DE FUNDAÇÃO
2. REGISTRO DE ATAS
3. REGISTRO DA ATA DE FUNDAÇÃO
4. APROVANDO O ESTATUTO
5. REGISTRO DO ESTATUTO
6. PARA OBTER O C.N.P.J.
7. ACABARAM OU COMEÇARAM OS PROBLEMAS?

À partir de novembro de 1999, na Assembléia de Foz do Iguaçu, foram introduzidas alterações no Estatuto da UEB para permitir aos Grupos Escoteiros adquirirem sua personalidade jurídica própria. Até então, não existia nenhuma permissão estatutária para isso, pois se pensava que os GEs não podiam fazê-lo. Posteriormente, verificou-se que sempre existiu essa permissão tanto na Constituição de 1989 como no Código Civil. 
Por personalidade jurídica própria entenda-se que os GE's passam a ter o seu próprio CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas), sem se constituir uma filial do CNPJ da UEB, e consequentemente adquirirem sua independência econômica, patrimônial e fiscal.

Já a Resolução 1/2.001, determinou o prazo até 31/12/2001, para que os GE registrassem seus Estatutos e obtivessem o seu C.N.P.J. próprio. A Resolução nº 2/2.001,  determinou o mesmo prazo para encerramento das filiais do CNPJ da Nacional e das Regiões.

Embora essa alteração já tenha ocorrido há muito tempo, poucos dos GE's efetuaram seu cadastro perante a Receita Federal, já preocupado com essa situação, desde outubro de 2.001 nosso site passou a ter instruções sobre a regularização da documentação dos Grupo Escoteiros.

Para realizar essa tarefa de regularização, são necessários vários cuidados. Aqui tem algumas recomendações, lembrando que a orientações dos cartórios e repartições da receita pode ser diferenciadas, de acordo com o local de cada unidade escoteira.

Caso exista uma ata de fundação, você vai ter que reconhecer firma do presidente da Assembléia para ela ter validade.

Caso não exista essa ata ou não ser possível reconhecer a firma, você deve mencionar em um dos artigos do Estatuto, que embora o GE tenha sido fundado em determinada data, apenas atualmente vai adquirir personalidade jurídica própria.

Basta procurar um Cartório de Registro de Títulos e Documentos da cidade sede, com uma cópia da ata a ser registrada, mas se você já for tratar do registro do Estatuto, é melhor deixar para fazer tudo junto e economizar tempo e dinheiro.

A ata pode ser lavrada em folha a parte, não necessita estar num livro de atas; mas deve ser assinada pelo secretário, pelo presidente da mesa diretora dessa Assembléia e pelo Diretor Presidente do Grupo.  Assim, apenas  precisará reconhecer firma apenas do Diretor Presidente do Grupo.

Se seu  GE possue suas atas registradas manualmente em livro de atas, é necessário lembrar de deixar um espaço de 10 cm no livro após lavrar cada ata, pois o cartório necessita desse espaço para apor os seus carimbos e suas anotações.

A ata deve ser o mais clara e suscinta possível, pois as custas cartorárias são calculadas conforme o número de folhas do documento.

Se a ata for de eleição da Diretoria e/ou Comissão Fiscal, deve ficar claro a data da posse e o término do mandato. Deve relacionar todos os diretores eleitos e caso já ocorrer a nomeação de outros diretores, todos eles devem ter seus dados pessoais mencionados na ata (nome, nacionalidade, estado civil, endereço, RG e CPF).

Neste caso, além da ata é necessário registrar uma lista com os dados pessoais dos sócios fundadores (nome, nacionalidade, estado civil, endereço, RG e CPF) e devidamente assinada pelo secretário e presidente da mesa (reconhecer firma deste).

O Estatuto de GE deve ser aprovado durante uma Assembléia do Grupo, devidamente convocada para este fim.

O estatuto da UEB tem um dispositivo afirmando que o estatuto de cada Grupo não pode contrariar o da UEB. Mas, por outro lado, existe no Artigo 5º da Constituição, uma determinação de que ninguém pode ser obrigado a associar a outra entidade.
Se você desejar, no site da UEB e das regiões tem modelo de estatuto para Grupo Escoteiro, ou consulte um outro GE que tenha conseguido registrar seu estatuto.

É claro que você não necessita seguir o modelo fornecido, mas não pode deixar de atender as necessidades cartorárias, tais como: nome, sede e duração da entidade; forma de dissolução; quem é o corpo diretivo e quem a representa;   duração do mandato; forma de eleição; órgãos, cargos e atribuições; forma de associação e desligamento de sócios (art.54 do Código Civil Lei 10.406/2002).

Um outro cuidado necessário é de não engessar a entidade com o Estatuto. Ou seja, não criar uma estrutura enorme ou muito pequena, e que obrigará convocar nova Assembléia apenas para mudar algumas coisinhas no Estatuto.

A solução adotada no nosso GE foi colocar um artigo que autoriza a Diretoria de Grupo a nomear diretores, aprovados em própria reunião da própria Diretoria; na qual também se  determina  as  funções  e  duração do cargo.    Assim  cada  diretor presidente pode dirigir livremente o GE, prestando contas na próxima Assembléia.

Aprovado o Estatuto do GE, ele deverá é melhor que seja registrado no Cartório de Títulos e Documentos, lembrando que isso deve ocorrer numa data apropriada, pois a data de início de uma entidade é a data do registro do seu estatuto. Mesmo que você não faça seu CNPJ na mesma data já estará obrigada a cumprir as obrigações para o Fisco Federal.

Escolha um dos cartórios de Registro de Títulos e Documentos da sua cidade, lembrando que todos os demais registros serã realizados no mesmo local. Junte os seguintes documentos:
a) ata de fundação da entidade;
b) relação dos Sócios fundadores;
c) certidão dos demais Cartórios de Registro de Títulos da cidade, que não consta nenhum registro em nome do seu Grupo Escoteiro (com data recente);
d) ata de eleição e posse da atual diretoria do GE (levar o livro de atas e uma cópia);
e) relação da atual diretoria do GE - uma declaração assinada pelo atual Diretor-Presidente do Grupo, mencionando os membros da Diretoria de Grupo e da Comissão Fiscal de Grupo, bem como qualificação (nacionalidade, estado civil, profissão), nº de RG, CPF e endereço;
f) Estatutos do Grupo Escoteiro  - juntar uma via original, assinada na última folha e vistada nas demais folhas , pelo: secretário e presidente da Assembléia de Grupo que aprovou o Estatuto; um advogado (mencionar nº de OAB, RG e CIC) e pelo Diretor-Presidente do Grupo.

Esses documentos podem ser cópias das folhas do livro de atas onde constam. Mas, por ser Estatuto, é mais recomendável um documento a parte, elaborado em computador com recursos de índice e formatação, para facilitar futuras consultas e alterações, bem como diminuir as custas de registro, que é cobrado por folha.

Se tudo correr bem, em 15 dias você receberá uma resposta ao pedido, com as pendências a serem resolvidas    ou   a certidão atestando o registro do Estatuto Social do seu Grupo Escoteiro e uma via do Estatuto com os carimbos correspondentes, informando seu registro e microfilmagem.

Acessar no site da receita federal      www.receita.fazenda.gov.br o item Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica CNPJ.

Vale a pena checar nesse site, se já foi ao ar a página prometida em 10 de janeiro de 2.001, que permitirá solicitar o CNPJ pela Internet, enviando depois todos documentos e formulários, via Correio.

Enquanto isso não existe, você deve fazer o seguinte:
Efetuar o download do programa CNPJ 4.1 (ou acima). Você vai obter o arquivo INSTALAR.EXE com 1.292 Kb, o qual deverá ser executado para se instalar em seu computador.
Clique em iniciar, programas, programas SRF, CNPJ e preencha os com os dados referentes ao seu GE, observando o seguinte:

a) na paleta eventos
no campo 01-código, utilize o item 101 inscrição de matriz;
no campo 02-data, utilize a data da certidão de registro no cartório de Registro de Títulos e Documentos.

b) na paleta identificação/qualificação
no campo 06-código da natureza jurídica, use 302-6 Associação;
no campo 07-porte da empresa, use demais;
no campo 08-tributos, não assinalar nenhuma opção;
no campo 09-código CNAE, indique 85.32-4/99 - Outros serviços sociais
sem alojamento.

c) na paleta endereço
provavelmente você não terá nenhuma dificuldade.

d) na contador
inserir os dados do contador ou do escritório de contabilidade, segundo
informado é obrigatório esse preenchimento.

e) na paleta responsável/preposto
nos campos 34, 35 e 36, insira os dados do Presidente do GE;
no item 10-identificação do representante, assinale responsável;
no campo 11-data, use a data do dia de preenchimento.

Após, clicar no disquete da barra de ferramentas para salvar.
Clicar no disquete SRF para gerar um disquete para entregar na receita. Você necessitará de um disquete formatado e sem nada gravado, nem mesmo  gravações anteriores do mesmo programa são aceitas.
Coloque uma etiqueta no disquete com o nome do GE e a palavra CNPJ.
Imprima os documentos para entrega na Receita.       Clique em: Documento, Imprimir e solicite impressão do Documento Básico de Entrada - DBE; relação de Documentos para a prática de atos perante o CNPJ; Espelho do documento.
Junte cópias autenticadas dos seguintes documentos, comprovando seu registro no Cartório de Títulos e Documentos:

a) ata de eleição e posse da atual Diretoria de Grupo;
b) ata de fundação do Grupo;
c) Estatuto do Grupo.

Compareça à Receita novamente e você receberá um protocolo provisório que 5 dias úteis depois você retirará no mesmo local um certificado com o número do CNPJ; o qual já poderá ser utilizado pois em 30 dias receberá pelo Correio o cartão definitivo.

Abaixo fornecemos as orientações que recebemos do nosso contador, é um profissional que normalmente presta serviço à entidades beneficentes. É claro que você deve checá-las com o seu profissional habilitado na sua localidade.

A partir do registro do estatuto, mesmo antes da emissão do Cartão de C.N.P.J. (ainda que provisório), começam as obrigações legais da nova entidade com o Fisco.
Normalmente os GE não precisam de um registro na Receita Estadual, e se não tem empregados tudo vai ficar mais fácil, mas para tudo existem obrigações e prazos legais.

Se existe C.N.P.J. deve existir contabilidade. Para ser isento tem que feita a declaração de Imposto de Renda de Pessoas Jurídicas. Esse compromisso era anual, agora é semestral, em geral até o fim do mês de maio e novembro do ano seguinte.
Outra obrigação anual é a R.A.I.S. -- Relação Anual de Salários feita à C.E.F. - Caixa Econômica Federal. , que pode ser feita via Internet. Esta declaração deve ser prestada mesmo que não se tenha empregados registrados, neste caso será uma R.A.I.S. negativa.
Outra necessidade é fazer a declaração junto ao I.N.S.S., pois poderá ser exigida da entidade a necessidade de obter a C.N.D. - Certidão Negativa de Débitos.
Outra obrigação anual, é o Balanço Anual da entidade, mas deve ser feito balancetes mensais, para que no final do ano só seja necessário fazer o balanço e somando os mesais.
Caso sejam prestadas estas declarações, a entidade não terá quase nenhuma despesa; porém a falta de cada uma destas declarações gerará uma multa de aproximadamente R$ 500,00, além de causar problemas legais para o representante legal da entidade.

Como a entidade não tem fins lucrativos, tudo o que sobrou de um ano (resultado ou prejuízo) deve ser repassado para o ano seguinte, sendo  necessários um dispositivo no estatuto neste sentido.
Deve ser feito um livro diário (não é o Livro Caixa) registrando todas as receitas e despesas da entidade. Seus registros devem ser constantemente atualizados. As despesas ali consignadas devem sempre se referir a recibos em que contem: data, nome, endereço, RG, CPF, e a que se referem.    As notas fiscais devem ser com datas recentes, podem ser tipo ao consumidor, mas devem obrigatóriamente identificar o GE e a discriminação das mercadorias ou serviços adquiridos. Até as grandes redes de supermercado emitem NF's discriminantes, é só se informar antes de passar pela caixa registradora, que normalmente não informa o nome do consumidor.
Todas as despesas devem ser pagas de preferência em cheques, mas pode existir um dinheiro em caixa (valor a critério da diretoria); porém recomenda-se que seja pouco valor, para que ninguém questione a falta de aplicação financeira  ou  sua utilização por qualquer membro da diretoria.

Se existir algum empregado diarista, o mesmo deve trabalhar apenas uma vez por semana, mais que isto, pode gerar para ele direitos trabalhistas de registro em carteira, etc. Mesmo assim, mantenha o padrão de pagamentos semanais, com recibos individuais e  pagamento de férias de 30 dias e 13º salário proporcionais.
A entidade deve elaborar o seu plano de contas, ilustrando todos tipos de receitas e despesas normais da entidade. Uma boa idéia seria pegar os balancetes mensais de um GE e observar quais os itens normalmente comuns e elaborar um plano de contas.

A contabilidade geralmente demonstra o seguinte:
a) ATIVO -- imobilizado (móveis, utensilios, equipamentos, direito de uso, etc.);
b) DISPONÍVEL -- dinheiro em caixa e nos bancos;    e
c) REALIZÁVEL -- aplicações, compromissos a receber ou a pagar.
Essa contabilidade pode ser feita em folhas soltas, mas depois da aprovação deve ser encadernada e registrada no Cartório de Títulos e Documentos, de preferência juntamente com todos os recibos e comprovantes.
Todos os comprovantes devem ser guardados, no mínimo por 5 anos após a prestação de contas e declaração ao fisco, ou seja por 6 anos após o encerramento do exercício.

O patrimônio da entidade deve ser objeto de uma relação de todos os móveis, utensílios e equipamentos, a qual constará na contabilidade. Todos os bens deve ter um valor. Por exemplo se alguém doou um computador mesmo que usado, no valor estimado de R$ 500,00. Essa doação deve ser registrada na contabilidade e ser feito um recibo de doação no valor de R$ 500,00, representado por um computador usado. Esse recibo deve existir mesmo que o doador não desejar.

Ao jogar um bem fora, por exemplo o fogareiro de 2 bocas da Patrulha x, deve ser dado baixa na contabilidade, sendo bom indicar o motivo.
Os resultados de campanhas devem devem ser registradas na contabilidade. Pois, se uma entidade recebe 2 Kg de açúcar por mês e deixa de ter essa despesa mensal, ao longo de um ano serão 24 Kg de açúcar, algo já contabilmente perceptível. O mesmo deve ocorrer com as Campanhas Filantrópicas para outras entidades; pois assim podem constar na contabilidade da sua entidade. Você documentará os serviços prestados à comunidade. Registre x latas de óleo, x Kg de arroz, x Kg de farinha, recebido em doação e posteriormente registre os mesmos itens como doação à determinada entidde. Faça os recibos necesssários e tudo estará documentado.
E por falar em recibos, deve existir uma talão com recibos emitidos pelo GE, informando seu endereço e C.N.P.J. e o nome de quem fez a doação ao GE ou que pagou a mensalidade ou taxa cobrada. Pode ser feito um carnê para cada família, referente às mensalidades.
Outro talão de recibo deve ser feito para os pagamentos feitos à terceiros, um encanador vem consertar um vasamento, ou dá uma nota fiscal, ou um reecibo da sua firma ou um recibo feito à mão mesmo, com valor, serviço, nome, endereço, RG e CPF.

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