Reunião aberta

A Tropa Escoteira do nosso GE realiza exporadicamente uma Reunião Aberta, ou seja uma reunião da Tropa para jovens convidados.
A atividade geralmente é um sucesso, com a presença mais de um convidado por Escoteiro(a) da Tropa.
E mesmo que apenas alguns deles fiquem conosco, o importante é a propaganda feita. Você já viu a Coca-Cola parar de fazer propaganda?
Como a receita parece ser boa, resolvemos publicá-la nesse site, pois achamos que seria importante se todas as Tropas fizessem essa atividade, e de preferência na mesma data.
O ideal seria que uma ou duas datas anuais, fossem designadas para realizar esse tipo de atividade. Uma boa data pode ser perto do dia 23 de abril.
Seriam datas especialmente marcadas para fazermos a propaganda do Movimento Escoteiro, embora ela deva ser feita sempre.
A programação que sugerimos foi elaborada com propostas pelos Monitores e Submonitores da nossa Tropa, e faz parte de todo um esquema de trabalho que propomos para esse tipo de atividade.

ESQUEMA PARA A REUNIÃO ABERTA

Reunião com Monitores
Convencer da necessidade da reunião aberta, pois a tropa pode não estar necessitando mais jovens, mas também é necessário trabalharmos melhor a divulgação do Movimento Escoteiro.
Obter sugestões de programação, os jovens sabem quais músicas seus amigos gostariam de cantar e quais os jogos sua chefia aplica melhor ou que eles gostam de participar.
No nosso caso, convence-mo-los sobre a confecção de pioneirias, para que seus amigos conseguissem construir algo, com um conhecimento adquirido na própria reunião. Clique para ver como ficou a programação.

O convite
A chefia deve providenciar um convite e uma autorização para os pais do convidado permitirem a participação na reunião, pois afinal nem todos pais comparecerão na sede naquele dia.
Clique aqui para obter um arquivo Word (.doc) com um exemplo do convite, basta mudar o nome do GE, fazer a impressão e duplicar em copiadora. Se desejar um visual melhor, tire cópias em papel superbond (aqueles coloridos): verde, amarelo, azul ou palha, a aparência vai melhorar muito.
Na semana anterior à reunião aberta, cada jovem da Tropa deve receber um ou dois destes convites e orientações para visitar o convidado e conversar com ele(a) e seu responsável, dando as explicações que forem solicitadas.
O ideal é a chefia já explorar na reunião anterior, num Trabalho de Patrulha e num Conselho de Tropa, questões tipo, o que é o Escotismo e o que fazem os Escoteiros, pois eles serão questionados e certamente terão dificuldade em informar essas definições.Nessa reunião anterior é bom afixar cartazes na sede e no comércio da vizinhança, anunciar no site do Grupo e nas reuniões das outras seções, etc. a realização de uma Reunião Aberta a convidados, não esquecendo de indicar como os convites podem ser obtidos.

Providências prévias
Solicitar que alguns Diretores ou pais mais experientes estejam à disposição dos pais visitantes, para dar algumas explicações ou fazer uma pequena palestra informativa.
Solicitar que cada Escoteiro(a) telefone para o jovem convidado reafirmando o convite e combinando para irem juntos à sede.
Cada Escoteiro(a) deve ligar ao seu Monitor para que ele tenha condições de informar ao chefe quantos convidados da Patrulha irão participar.
O ideal é a chefia providenciar uma recordação da Reunião Aberta a ser entregue a cada convidado, no nosso caso, optamos por um folder com informações sobre nosso Grupo Escoteiro e sobre o Escotismo.
Clique para acessar sugestão de programação que oferecemos como sugestão para reunião aberta. É uma programação bem temperada e tem como objetivo fazer uma integração dos jovens visitantes, mas também demonstrar que com os conhecimentos adquiridos, podem gerar um resultado prático.
Clique para acessar um arquivo Word (.doc) com as cinco cartas prego oferecidas como sugestão.
Providenciar cópias do programa e das cartas prego, bem como preparar todo o material necessário para sua execução.
Clique para acessar um arquivo Word (.doc) com a recordação, basta alterar o nome do GE e fazer a impressão e duplicar em copiadora, se desejar algo mais atrativo, tire cópias em papel superbond (aqueles coloridos): verde, amarelo, azul ou palha, são claros, mas dão outro visual ao material.
Recomendamos que em qualquer impressão você utilize a função: tons de cinza da sua impressora, pois resulta num trabalho bem mais econômico, mas ainda de boa qualidade.

No dia da Reunião Aberta
Marque o horário de chegada de todos, escoteiros(as), visitantes, pais e chefia, para 15 minutos antes do início da Reunião Aberta, mas na chegada de todos já avise o horário do início da reunião, para não dar idéia de atraso e sim de programação.
Esse período será utilizado para entrega da recordação da Reunião Aberta e preenchimento dos claros da mesma, pois as informações serão úteis para a participação dos convidados na reunião.
Providenciar um cafezinho para os pais e apresente-os às pessoas designadas para fazer o entrosamento entre eles.
Iniciar a reunião no horário programado e tentar manter os horários programados, mas sem estressar, pois isso dependerá muito do número de jovens participantes, da Tropa e convidados.
Procure não alongar mais de 10 minutos o horário programado para o final da reunião, para não dar impressão de desorganização, se necessário deixe de fazer algumas das atividades.
Mas, procure manter o equilíbrio da programação, que deve conter: cerimônias, jogo ativo, jogo de Kim, canção, adestramento, jogo sobre o adestramento, etc.

No final da Reunião
Perguntar a cada visitante se gostou da reunião.
Convide para uma nova visita, ou para ele se tornar realmente um escoteiro(a).

Após a Reunião
Orientar os escoteiros(as) a contatarem seus convidados no início da próxima semana, para dar uma oportunidade para novos esclarecimentos.
Mandar uma correspondência ao responsável de cada jovem relatando como foi a Reunião Aberta.
Informando se existem ou não vagas disponíveis para ele se tornar realmente um Escoteiro(a), e quais os procedimentos adequados para tanto.
Se possível mande outro folder sobre o Escotismo com uma lista dos GE's das redondezas, eles podem não ter gostado do seu GE e mas procurar outro; mas podem ter gostado tanto, que vão querer que filhos de amigos e parentes, também sejam escoteiros no seu GE ou perto de onde moram.